Ho sempre difeso la necessità di utilizzare il timesheet come il miglior strumento per il controllo del lavoro e principalmente per consentire migliori controlli finanziari, di produttività e redditività negli studi legali e ancora una volta vengo a ripetere lo stesso discorso.
L’unica eccezione ammissibile riguarda le aziende che svolgono la cosiddetta “mass advocacy”, ovvero quelle aziende che lavorano con un numero enorme di processi, solitamente per piccoli importi e una forte ripetitività nelle richieste. In questi casi la produttività e la velocità nell’esecuzione dei pezzi sono fondamentali e l’eventuale tempo impiegato per la compilazione dello timesheet può nuocere alla produttività dell’avvocato. In questo caso, ci sono altri modi di valutare la produzione che non discuteremo in questo momento.
Praticamente in tutti i software gestionali per studi legali sono presenti le cosiddette “descrizioni standardizzate” che hanno, in primo luogo, delle finalità:
• Semplificare il processo di descrizione del lavoro, riducendo al minimo il tempo impiegato per compilarlo;
• Agevolare il lavoro dell’avvocato;
• Omogeneizzare le descrizioni nelle fatture di onorari;
• Standardizzare la scrittura e la presentazione ai clienti;
• Facilitare il processo di revisione da parte del partner responsabile della pratica (revisore);
• Facilitare la comprensione dei clienti durante la revisione della fattura.
Possiamo riassumere in poche parole chiave: velocizzare, standardizzare e professionalizzare le giustificazioni nella riscossione degli onorari.
Tra quegli studi che utilizzano il timesheet per controllare le suoi attività, c’è una frequenza molto alta di quelli che lo utilizzano solo per il lavoro a ore (che purtroppo stanno diventando sempre più scarsi) e che secondo me è un grosso errore.
Nel lavoro a contratto orario la redditività è praticamente garantita, in quanto vi sarà sempre un ampio margine tra la tariffa oraria addebitata dallo studio al cliente e il costo orario dell’avvocato. L’unica variabile così diventa il numero di ore addebitate dall’avvocato per definire la redditività di quel professionista. In questi casi, non porterà profitto solo se la quantità di ore lavorate è così piccola che l’importo addebitato non copre il costo dell’avvocato e in questo caso il problema è più grave.
In quei lavori con contratto a prezzo fisso o a pagamenti legate a passaggi procedurali, ad esempio, è qui che si manifesta la maggiore necessità di controllare il tempo impiegato ed è molto più importante l’utilizzo dello timesheet e la sua revisione dettagliata da parte del partner e anche per determinare la reale produttività, la redditività di quel lavoro appaltato. Anche come strumento di feedback per l’elaborazione di future preventivi simili.
Oltre a tutto questo, c’è un vantaggio nascosto che passa inosservato per la maggior parte degli uffici che utilizzano il timesheet. È l’utilizzo di un elenco dettagliato di descrizioni standardizzate che consente di creare un database per tutti i possibili compiti da svolgere per ogni tipo di lavoro e anche per ogni tipo di area del diritto o business del cliente. Questa base dati, dopo essere stato curato e omogeneizzato con tutti i rilasci della squadra e dell’ufficio, permette l’estrazione di statistiche molto importanti.
Esempi:
• Quali compiti costituiscono un lavoro particolare;
• Quali compiti sono stati svolti in quel soggetto contrattato;
• Quali sono state le ore medie programmate per ciascuna attività;
• Quali aree o settori sono stati coinvolti;
• Quanti avvocati hanno lavorato e quali sono le suoi competenze;
• Quali partner hanno lavorato;
• Qual è il costo totale dell’lavoro; eccetera.
Un altro vantaggio molto importante è l’utilizzo delle ore medie di appuntamento estratte dal database, corrette e utilizzate (fatturate), fornendo indicazioni o suggerimenti agli avvocati sul tempo medio impiegato per un determinato incarico. Fornendo queste informazioni, il sistema assiste ulteriormente il lavoro di avvio dell’avvocato, fornendogli un parametro di confronto per il suo lavoro e anche al partner per fare la revisione.
Esempio:
Oltre a questa media che fornisce il tempo speso per ogni compito svolto in passato, il database può anche informare quali compiti erano necessari e svolti in quel particolare lavoro e portare informazioni molto importanti al partner al momento dell’elaborazione di una nuova proposta con maggiore precisione per un nuovo lavoro.
Alcuni sistemi internazionali già utilizzano un “set” di attività che hanno esattamente queste funzioni, oltre a consentire al cliente di estrarre e creare statistiche comparative tra le commesse eseguite da diverse sedi, creando su di esse ancora più pressione in relazione alla loro produttività.
A titolo esemplificativo cito l’UTBMS (Uniform Task Based Management System) che prevede una serie di “set” specifici per ogni tipologia di attività e/o area di attività e fanno parte di una più ampia standardizzazione denominata LEDES (Legal Data Exchange Standard) Gli interessati possono consultare www.utbms.com.
Questi sono alcuni esempi di sistemi di Fatturazione Elettronica: Legal Tracker (ex Serengeti); CounselLink; Tymetrix360, ecc.
Per sfruttare i vantaggi menzionati in questa discussione, è essenziale creare un “set” di descrizioni standardizzate estremamente dettagliate e adattate alla realtà di ogni studio, a seconda del tipo di diritto, delle aree di pratica e delle attività dei propri clienti mantenendo un monitoraggio e correzioni costanti in base alle esigenze e all’evoluzione del lavoro.
