A partire dai dati
Tenendo presente che nella maggior parte degli Studi Legali gli aspetti amministrativi sono relegati a un secondo piano (o peggio) e che i professionisti legali sono troppo impegnati per occuparsi di questi aspetti “minori”, è in questo punto che comincia il problema.
La corretta definizione delle informazioni rilevanti che devono comporre tutti i registri degli Studi (record nei database) è fondamentale per il loro migliore utilizzo futuro. Poche informazioni rendono il processo di registrazione facile e agile, ma risultano poche informazioni quando si pensa nei report statistici che aiutano nel processo decisionale e da l’altra parte, una grande quantità di informazioni può rendere la registrazione estenuante e noiosa, il che ne mina la sua viabilità. Definire la quantità equilibrata di informazioni che devono essere archiviate è un fattore fondamentale.
Esempio: i contatti esistenti del cliente, la sua origine, la sua funzione, i suoi interessi e le relazioni interne e altre caratteristiche sono fondamentali per, oltre alle azioni di fatturazione e ricupero, anche azioni di marketing, cross selling, ecc.
Un altro punto da considerare è la definizione di responsabilità per il monitoraggio degli record. Ciò include la gestione di tutte le fasi della creazione delle informazioni, tra la sua registrazione iniziali, l’aggiornamento, la manutenzione e la pulizia costante e periodica (chiamata igienizzazione), fino la garanzia che tutti i campi siano soddisfatti con gli stessi criteri, (chiamata l’omogeneizzazione)!
A titolo di esempio, cito alcuni errori comuni e pericolosi che esistono nelle registrazioni mal gestite:
- Dati errati o non validi, chiamati “BAD DATA”.
- Duplicazione o incoerenza.
- Informazioni o dati discutibili (inaffidabili).
- Pratiche viziate (attribuzione a personale non qualificato o registrazione aperta a chiunque per modificarla) e anche senza doppia verifica.
Questi “piccoli” dettagli faranno la differenza nel grado di affidabilità dei report gestionali (dashboard) realizzati e di conseguenza, nella acuità delle decisioni aziendali da essi basate e prese.
In sintesi: le registrazioni costituiscono la base fondamentale e la premessa principale affinché qualsiasi iniziativa volta a implementare la gestione della conoscenza in tutta l’azienda per avere la minima possibilità di successo. Sebbene generalmente relegato in secondo piano, oserei dire che, oltre al timesheet, è uno dei pilastri per una buona ed efficiente gestione!
Informazioni – Il sistema di archiviazione tradizionale
Il concetto adottato dai sistemi operativi (file server) in cui vengono utilizzate le cartelle elettroniche si basa sull’importazione del metodo fisico utilizzato da secoli nei archivi fisici e nelle biblioteche. Per archiviare o trovare un documento è necessario conoscerne l’indirizzo completo, ovvero: la stanza, lo scaffale, lo ripiano e lo fascicolo e sul file server il concetto è lo stesso. Abbiamo bisogno di conoscere il percorso completo dalla radice alla cartella finale in cui si trova un documento e questo criterio ha alcuni difetti critici per quanto riguarda la sua affidabilità, come ad esempio:
- I criteri per la classificazione delle informazioni possono variare da persona a persona, in quanto non esiste giusto o sbagliato. Qualcuno potrebbe ritenere che nella struttura di archiviazione il criterio principale sia il cliente seguito dall’oggetto (o contratto) e quindi dal tipo di documento. Altri potrebbero ritenere che la cosa più importante sia l’argomento a cui si riferisce il documento, seguito dal tipo e poi dal cliente. Una terza parte può considerare l’autore come principale, seguito dal tema e poi dal soggetto. Questa variabilità creerà difficoltà quando una persona cerca di archiviare o recuperare un documento nella struttura creata da un’altra.
- Se c’è la possibilità che ogni persona possa creare i propri criteri nello stesso ambiente di lavoro, si crea confusione.
- Anche se esiste un criterio unico per creare la struttura ed è la stessa persona che l’ha creata, dopo qualche tempo quella stessa persona potrebbe avere difficoltà a ricordare semplicemente dove ha salvato quel documento. Gli avvocati tendono a lavorare su casi simili e talvolta ripetitivi, il che rende molto difficile ricordarli dopo un po’ di tempo.
- Anche la denominazione delle cartelle può essere un fattore critico per il salvataggio e il recupero di un documento. Le cartelle con nomi simili o ambigui possono indurre a errore.
- L’errore involontaria di archiviazione di un documento può determinarne la scomparsa, in quanto nemmeno il suo autore ricorderà dove quel documento era conservato.
Il sistema di gestione elettronica dei documenti – DMS
Un sistema di gestione documentale funziona in modo completamente diverso, assegnando ad ogni documento una serie di “tag” come se fossero dei “post-it” attaccati alla carta con le informazioni importanti che quel documento contiene e poi, quando si deve cercare questo documento, il sistema lo trova basandosi in questi tag e non nel suo indirizzo.
L’esempio di base per uno studio legale è:
- Nome del cliente (evitare l’uso di codici numerici che rendono difficile la memoria)
- Nome del caso, o soggetto, o processo, o contratto (di nuovo nessun codice)
- Tipo di documento (contratto, ricorso, istanza, ecc.)
- Data del documento
- L’autore del documento
- Area del diritto (fiscale, lavoro, ecc.)
- Versione del documento (importante per i contratti negoziati)
- Tipo di file elettronico (Word, Excel, ecc.)
- Nome del documento (creato dall’autore)
Poiché di solito non ricordiamo tutte le informazioni contenute nei “tag” di ogni documento (più vecchio è il documento, peggio è), basta fornire quelle che ricordiamo in modo che il sistema recuperi tutte quelle che soddisfano le condizioni ricordata, oltre a consentire la ricerca di parole interne al documento
Con le nuove tecnologie di intelligenza artificiale e machine learning, ad esempio, questi sistemi possono presentare delle facilitazioni incredibili, come suggerire documenti simili a quello richiesto, presentare statistiche di utilizzo attinenti all’argomento, e molte altre facilitazioni che il vecchio sistema di cartelle non immagina nemmeno.
Un altro punto da considerare è il tempo impiegato per trovare le informazioni. Nel metodo tradizionale, come già detto, se non abbiamo l’indirizzo completo del documento, è molto difficile individuarlo e in molti casi gli avvocati preferiscono rifarlo dopo diversi minuti di ricerca infruttuosa. Il tempo è denaro!
La combinazione di sistemi di gestione elettronica (Document Management System o DMS) associati a motori di ricerca intelligenti (Search Engine) crea una nuova realtà per qualsiasi azienda e più intensamente per gli studi legali dove oltre il 90% delle loro informazioni è di conseguenza la loro conoscenza è sotto forma di testo.
L’utilizzazione
Questi sono i cambiamenti (positivi) che un sistema DMS può portare a qualsiasi studio legale:
- Condivide le competenze specialistiche.
- Migliora l’agilità organizzativa.
- Velocizza la risoluzione dei problemi con informazioni più facili da trovare
- Traccia tutte le idee, documenti e altri dati
- Aumenta l’efficienza operativa e la produttività del personale
- Rende possibili imparare dagli errori riutilizzando le competenze esistenti
- Permete standardizzare i processi e i documenti
- Stimola la crescita e l’innovazione
- Ottieni il massimo dal tuo capitale intellettuale collettivo
- Riduce i Costi
- Migliora i processi aziendali, decisionale e strategici.
- Permette consegna più rapida e servizi migliori ai clienti con
- Migliora la produttività, redditività e come conseguenza la competitività
Il risultato è: maggiore efficienza, maggiore produttività, maggiore redditività e di conseguenza una maggiore competitività!
Scritto da:
José Paulo Graciotti, consulente e autore del libro “Strategic Governance for Law Firms”, (disponibile anche nell’edizione italiana “La Governance Strategica degli Studi Legali”), fondatore di GRACIOTTI Consultants, membro di ILTA e ALA. Da oltre 33 anni opera nel mondo dei servizi legali, sia come fondatore che con incarichi di alto livello dirigenziale.
