Pisanti Studio di Avvocati ha ottenuto la certificazione di conformità alla norma UNI 11871:2022 — certificato n. 1090-IT, rilasciato da Dimitto Certification Services, organismo di certificazione accreditato da Accredia, l’Ente unico nazionale di accreditamento. Per noi la certificazione non è un traguardo da incorniciare: è il punto di partenza di un impegno organizzativo che un organismo indipendente torna a verificare ogni anno.
Cos’è la norma U N I 1 1 8 7 1
La UNI 11871:2022 è la prima norma tecnica dedicata specificamente agli studi professionali di avvocati e dottori commercialisti. Definisce principi e criteri per la gestione in forma organizzata dell’attività professionale e dei rischi connessi al suo esercizio: dalla gestione delle pratiche alla riservatezza, dai conflitti di interesse alla continuità operativa, fino alla formazione continua delle persone che lavorano nello Studio.
La norma nasce dall’esperienza della prassi di riferimento UNI/PdR 33:2017 sugli studi legali ed è stata elaborata in sede UNI con il sostegno, tra gli altri, di ASLA (Associazione degli Studi Legali Associati) e della Cassa Nazionale Forense. La certificazione è volontaria: viene rilasciata soltanto da organismi di certificazione indipendenti, a loro volta accreditati da Accredia, all’esito di verifiche condotte secondo la prassi UNI/PdR 146:2023.
Il percorso: una lavoro lungo svolto prima della certificazione
La certificazione fotografa la fine di un percorso iniziato molto prima dell’audit. Nei mesi precedenti lo Studio ha mappato i propri processi di lavoro , ha analizzato i rischi connessi all’esercizio della professione e ha formalizzato in procedure scritte prassi che in venticinque anni di attività si erano consolidate ma non erano mai state messe a sistema: come viene aperta, gestita, documentata e archiviata una pratica; come vengono verificati i conflitti di interesse prima di assumere un incarico; come vengono protetti i dati e la riservatezza dei clienti; come si garantisce la continuità del lavoro quando un professionista è assente; come si pianifica la formazione.
Il sistema così costruito è stato poi sottoposto alla verifica di Dimitto Certification Services in due fasi: un esame documentale e un audit condotto sull’operatività reale dello Studio. Solo all’esito positivo di entrambe è stato emesso il certificato n. 1090-IT.
Perché un punto di partenza, non un traguardo
Un certificato UNI 11871 non si ottiene una volta per tutte. Ha un ciclo di vita triennale: ogni anno l’organismo di certificazione svolge un audit di sorveglianza per verificare che il sistema sia mantenuto e migliorato; dopo tre anni l’intero sistema viene riesaminato da capo per il rinnovo. In altre parole, ciò che è stato certificato non è un risultato raggiunto, ma un metodo di lavoro che lo Studio si è impegnato a mantenere e a migliorare, sapendo che un soggetto terzo tornerà a controllarlo.
Il raggiungimento di questo obiettivo ha richiesto investimenti significativi in termini di tempo e risorse ed un forte impegno condiviso da tutti componenti dello Studio.
La certificazione ottenuta attesta la qualità e affidabilità dei servizi offerti dallo Studio, garantendo creazione e protezione del valore per i clienti. Essa certifica tar gli altri i seguenti aspetti:
– Ottimizzazione dei processi organizzativi
– Innovazione tecnologica e digitale
– Gestione proattiva dei rischi professionali e della sicurezza
– Valorizzazione delle risorse umane
– Sostenibilità sociale e lavorativa
Cosa cambia per i Clienti
La certificazione riguarda l’organizzazione dello Studio, e i suoi effetti pratici ricadono su chi allo Studio affida i propri interessi. In concreto:
Prima e durante l’incarico
Verifica dei conflitti di interesse. Prima di assumere un incarico, l’assenza di conflitti viene verificata secondo criteri formalizzati, non affidata alla sola memoria.
Trasparenza economica. L’accordo sui compensi è formalizzato per iscritto all’atto del mandato, con criteri chiari e fasi di parcellazione e fatturazione definite, tenendo conto dei preventivi richiesti e approvati.
Assegnazione per competenza. Ogni incarico è affidato a professionisti con idoneità tecnica specifica rispetto alla materia, secondo criteri organizzativi definiti.
Tracciabilità della pratica. Ogni fascicolo segue un percorso documentato: è sempre ricostruibile chi ha fatto cosa, quando e su quali atti.
Doppio livello di verifica. Le attività sono controllate da un responsabile prima dell’avvio, durante lo svolgimento e a conclusione dell’incarico, per prevenire errori e valutare i risultati nell’interesse del cliente.
Continuità operativa. La pratica non dipende da una sola persona: l’organizzazione garantisce che il lavoro prosegua anche in caso di assenze o imprevisti, con lo stesso metodo in tutte e tre le sedi.
Nel rapporto con lo Studio, nel tempo
Informazione periodica sugli sviluppi. I clienti sono aggiornati con regolarità sugli sviluppi significativi della vicenda e sui relativi rischi e opportunità, senza doverli richiedere.
Riservatezza e protezione dei dati. Il trattamento delle informazioni dei clienti segue procedure definite e verificate da un organismo terzo.
Conservazione del fascicolo. Atti e documenti di ogni incarico concluso restano archiviati e accessibili per un periodo non inferiore a dieci anni, in ordine logico e cronologico.
Aggiornamento normativo sistematico. Lo Studio monitora quotidianamente l’evoluzione legislativa e giurisprudenziale su banche dati professionali aggiornate in tempo reale, valutando l’impatto delle novità sulle posizioni dei clienti.
Ascolto misurato. Al termine dell’incarico, o almeno una volta l’anno, la soddisfazione dei clienti viene rilevata con strumenti documentati; i risultati alimentano i piani di miglioramento.
Gestione tracciata di segnalazioni e reclami. Eventuali contestazioni seguono un canale formale: registrazione, analisi delle cause e azioni correttive per evitare che il problema si ripeta.
Per chi invece sta valutando se affidare un incarico allo Studio, la certificazione offre qualcosa che nessuna presentazione può offrire: un elemento verificabile in autonomia, prima ancora del primo contatto, su registri pubblici tenuti da soggetti terzi.
